Schulz von Thun beschreibt in seinem Kommunikationsquadrat die vier Seiten einer Nachricht. Danach enthält jede Äußerung vier Botschaften gleichzeitig:
- eine Sachinformation (worüber ich informiere)
- eine Selbstkundgabe (was ich von mir zu erkennen gebe)
- einen Beziehungshinweis (was ich von dir halte und wie ich zu dir stehe)
- einen Appell (was ich bei dir erreichen möchte)
Diese vier Botschaften wirken sowohl auf Sprecher- als auch auf Empfängerseite. Auf den Beziehungshinweis reagieren Menschen meist sehr sensibel. Denn hier wird vermittelt und entschieden "Wie fühle ich mich behandelt durch die Art, in der der andere mit mir spricht? Was hält der andere von mir und wie steht er zu mir?". Dies führt nicht selten zu Spannungen und Konflikten. Oftmals dominiert diese Beziehungsebene alle anderen Botschaften, so dass keine lösungsorientierte Kommunikation mehr möglich ist.
Die Frage ist nun, ob diese Beziehungsebene in der E-Mail-Konversation umgangen werden kann. Meist wohl nicht, sonst gäbe es nicht so viele Missverständnisse.
Eine Lösung wäre, im Büro eine E-Mail-Kultur zu etablieren, die sich nur auf den Austausch von Sachinformationen beschränkt. Damit könnte man viele unnötige Mails vermeiden und das Postfach jedes Mitarbeiters entlasten. Doch ist es dann wirklich so, dass man E-Mails von unbeliebten Kollegen nur noch auf der Sachebene interpretiert? Wahrscheinlicher ist doch, dass man auch dort nach versteckten Hinweisen sucht.
Aber selbst wenn es wirkt, wie will man eine organisch gewachsene, bestehende E-Mail-Kultur in einem Unternehmen ändern?
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